Viele Unternehmen versuchen, ihr Betriebsmanagement zu verbessern – und scheitern kläglich, da ihnen passende Wege und Methoden fehlen.
Die aus Japan stammende Kaizen-Philosophie, die sich aus den Worte kai (dt. Veränderung, Wandel) und zen (dt. zum Besseren) ableitet, ist im Deutschen als ‚kontinuierlicher Verbesserungsprozess‘ (KVP) bekannt. Das Konzept geht zurück auf Masaaki Imai und rückt das Streben nach kontinuierlicher und unendlicher Verbesserung in den Fokus. Mittlerweile sind Kaizen oder KVP gängige Managementsysteme der westlichen Wirtschaft.
Vor allem für die Optimierung des Betriebsmanagements in Unternehmen ist Kaizen eine wirksame Strategie. Ob Mitarbeiterkommunikation, Kundenservice oder Schichtplanung von Mitarbeitenden an der Frontline: Unternehmensweite Veränderungen sind durch nachhaltige Prozessentwicklung und Weiterbildung möglich. Dabei unterstützen passende digitale Tools die kontinuierliche Verbesserung des Betriebsmanagements und helfen, Prozesse in allen Unternehmensbereichen effektiver zu gestalten.
Wie die Kommunikationsplattform ‚Beekeeper‘ Ihr Betriebsmanagement durch die konsequente Stärkung der für Kaizen zentralen Schlüsselkomponenten optimiert und so eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Implementierung des KVPs spielt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Definition: Betriebsmanagement
Der Begriff ‚Betriebsmanagement‘ beschreibt die Verwaltung sowie Steuerung verschiedener Geschäftsprozesse in einem Unternehmen mit dem Ziel, maximale Effizienz sicherzustellen sowie die Rentabilität zu optimieren.
Das Betriebsmanagement kümmert sich um alle Ressourcen des Unternehmens – von den Mitarbeitenden bis hin zu Materialien und Technologien. Diese müssen einerseits verwaltet, andererseits aber auch, entsprechend verschiedener Aufgaben, strategisch geplant und implementiert werden. Zudem obliegt dem Betriebsmanagement die Überwachung von Produktion und Leistung sowie die Bewertung am Ende eines Arbeitsprozesses. Strategieentwicklung, Ressourcen, Prozessüberwachung und Prognosen gehören somit zu den Kernaufgaben des Betriebsmanagements und zielen darauf, das Unternehmen wettbewerbsfähig und profitabel zu halten.
Um das Betriebsmanagement in Ihrer Organisation zu optimieren, bieten sich drei konkrete Wege an.
1. Mehr Transparenz schaffen für besseres Betriebsmanagement
Eine produktive, gesunde Unternehmenskultur setzt sich aus einer Matrix unterschiedlicher Elemente zusammen. So ist beispielsweise gelebte Transparenz ein essenzieller Bestandteil der Kaizen-Philosophie. Dazu gehören Faktoren wie Authentizität, Direktheit und Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeitende, aber auch regelmäßige Feedback-Möglichkeiten sowie offene, direkte Kommunikationswege. Dabei spielen Führungskräfte eine tragende Rolle und sollten mit gutem Beispiel vorangehen.
Um eine umfassende Transparenz gewährleisten zu können, ist es wichtig, dass Veränderungen klar kommuniziert werden. Legen Sie deshalb besonders großen Wert darauf, Ihre Mitarbeitenden an der Frontline oder im Büro gleichermaßen auf dem Laufenden zu halten. Digitale Kommunikationstools bieten praktische Funktionen, um Informationen und Inhalte sicher und schnell mit allen Mitarbeitenden zu teilen. Eine Kommunikationsplattform wie Beekeeper garantiert, dass Ihre Frontliner Updates in Echtzeit erhalten und ihre Aufgaben so gut informiert und effizient ausführen können. Dadurch wird der Raum für Spekulationen sowie die Verbreitung von Fehlinformationen stark reduziert und gleichzeitig die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden gesteigert. Der klassische ‚Flurfunk‘ wird durch relevante, zeitgemäße Updates ersetzt und dank der mobilen Komponente von Beekeeper werden auch Arbeitnehmende ohne festen Arbeitsplatz im Büro in die direkte Kommunikation eingebunden.
Transparenz ist zudem wichtig, wenn es um Produktivität, Effektivität sowie Effizienz eines Betriebs geht. People Analytics, die Personalanalyse, hilft Unternehmen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, um so den wirtschaftlichen Erfolg zu steigern. Doch auch auf Seite der Mitarbeitenden birgt der transparente Umgang mit Personalanalysen Vorteile: die Entlohnung kann fairer gestaltet werden, die Mitarbeiterfluktuation wird reduziert und eine Möglichkeit für transparentes Feedback kann eingerichtet werden.
2. Betriebsmanagement verbessern mit Kommunikationstools für die Frontline
Die Zielsetzung eines Unternehmens ist ein wichtiger organisatorischer Aspekt des Betriebsmanagements, vor allem, wenn es um die zukunftsfähige Ausrichtung des Betriebs geht. Sind die Ziele festgelegt, müssen den Mitarbeitenden alle relevanten Ressourcen und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, die für deren Umsetzung notwendig sind.
Ob die Unternehmensziele ein höheres Mitarbeiterengagement, eine Kostensenkung oder betriebliche Verbesserungen verfolgen: Es ist wichtig, dass Mitarbeitende unternehmensweit auf relevante Informationen zurückgreifen können. Für Non-Desk Arbeitnehmende an der Frontline bietet eine digitale Kommunikationsplattform wie Beekeeper einen virtuellen Raum, in dem Fragen beantwortet und Zusammenarbeit ermöglicht wird. Antworten der Kollegen können in einem sicheren, mobilen Format jederzeit eingeholt werden.
Zudem bietet Beekeeper die Möglichkeit, Organisationsstrukturen abzubilden. So bringen spezifische Streams Teams, Standorte oder Schichten zusammen. Über die Chatfunktion können außerdem direkte Anrufe getätigt werden – ideal, um schnell mit Kollegen in Kontakt zu treten, ohne zuvor persönliche Daten auszutauschen.
Darüber hinaus bietet Beekeeper als mobiles Kommunikationstool …
- die Möglichkeit, Mitarbeitende in Spotlights hervorzuheben oder Leistungen öffentlich zu machen.
- die Option, Meilensteine oder Auszeichnungen gemeinsam zu feiern.
- Kontaktmöglichkeiten mit Kollegen, beispielsweise um Fragen zu stellen.
- die Möglichkeit, standortübergreifend Informationen auszutauschen.
- einen Weg, darüber informiert zu bleiben, woran andere Teams arbeiten.
- die Option, anonymisierte Umfragen für ehrliches Mitarbeiter-Feedback durchzuführen.
Beekeeper kann zudem als HR Technologie genutzt werden und verbessert das Betriebsmanagement sowie die Produktivität beispielsweise durch digitale Gehaltsabrechnungen, einen papierlosen Dienstplan oder Onboarding-Strategien. Die Option anonymisierte Umfragen für ehrliches Mitarbeiter-Feedback durchzuführen.
3. Betriebsmanagement Best Practices: Innovationen zulassen
Die effizientesten Veränderungen des Betriebsmanagements kommen oftmals direkt aus der Belegschaft. Doch es erfordert ein ausgeklügeltes System, Mitarbeitende regelmäßig zu Verbesserungspotenzial und Co. zu befragen und diese Vorschläge dann zu implementieren.
Wäre es nicht einfacher, wenn Ihre Mitarbeitenden digital brainstormen und ihre Ideen zur Verbesserung von Unternehmensprozessen oder des Betriebsmanagements direkt mit Ihnen teilen könnten? Und wäre es nicht besonders effizient, andere Mitarbeitende auch abteilungsübergreifend über diese Vorschläge digital abstimmen zu lassen? Mit der Innovations-App von Beekeeper wird das möglich.
Die Innovations-App ist ein Forum für Abstimmungen sowie den direkten Ideenaustausch und trägt dazu bei, Transparenz zu leben und das Mitarbeiterengagement zu fördern. Zu wissen, dass ihre Stimme gehört wird und daraus konkrete Maßnahmen resultieren, ist ein enormer Antrieb für Produktivität und Moral eines Teams. Dank der Innovations-App können Frontline-Mitarbeitende regelmäßig an Abstimmungsrunden zu verschiedenen Ideen teilnehmen – orts- und zeitunabhängig am Mobiltelefon. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen in das Unternehmen, sondern suggeriert Ihren Frontlinern zudem, dass diverse Meinungen und Vorschläge geschätzt werden.
Das Generieren von Veränderungspotential und -ideen aus der Belegschaft ist ein beispielhafter Weg, um die Kaizen-Philosophie direkt in das von Ihnen gewählte digitale Kommunikationswerkzeug zu integrieren und so das Betriebsmanagement zu verbessern. Ideen, die in der Abstimmung die meisten Stimmen erhalten, können in einem weiteren Schritt auf ihre Umsetzbarkeit überprüft werden. Werden tatsächlich neue Ideen implementiert, bietet sich wiederum an, dies unternehmensweit via Beekeeper-Plattform zu teilen, um alle Mitarbeitenden daran teilhaben zu lassen und so den Kreis der Transparenz zu schließen.
Laden Sie unsere Case Study zur Verwendung von Beekeeper am Flughafen Heathrow herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie das Betriebsmanagement mit digitalen Tools verbessert wird.
