Digitale Arbeitsplätze sind weiter auf dem Vormarsch und werden auch Ihrem Unternehmen zugute kommen. Was genau verbirgt sich eigentlich hinter dem Schlagwort „digitaler Arbeitsplatz“? Dazu gibt es verschiedene Definitionen, eine gute stammt beispielsweise von CMSWire:
Ein digitaler Arbeitsplatz soll das virtuelle Gegenstück zum physischen Arbeitsplatz darstellen.
Während der physische Arbeitsplatz mit Schreibtischen, Büromaterial und einem Kopierraum ausgestattet ist, dreht sich beim digitalen Arbeitsplatz alles um Technologie. Natürlich entwickelt sich der digitale Arbeitsplatz ständig weiter, und ist inzwischen nicht mehr nur für Mitarbeiter am Schreibtisch gedacht.
Arbeitsplatztrends ändern sich in rasantem Tempo und digitale Lösungen müssen sich ebenso weiterentwickeln. Nur so können sie mit den immer neuen Anforderungen einer mobilen und vernetzten Belegschaft Schritt halten.
Wir haben vier Trends zusammengestellt, die Ihre Vorstellung vom digitalen Arbeitsplatz verändern werden, sowie einige Prognosen für die kommenden Jahre:
1) Verschmelzung vieler Tools
Technische Systeme für den Arbeitsplatz werden komplizierter und leistungsfähiger. Für Mitarbeiter wird es daher entscheidend, sich erfolgreich mit diesen Plattformen auseinanderzusetzen, um eine Überladung mit Apps zu vermeiden.
Es gibt mehr und mehr Tools, die versprechen, alle Arbeitsplatztechnologien zentral zu vereinen. Produktivitätszentren wie Shift wollen alle Ihre Konten, Apps und Tools zusammenführen.
Diese Plattformen tauchen überall im Internet auf und verheißen weniger digitales Durcheinander und höhere Produktivität. Darüber hinaus sollen sie für einen besseren Gesundheitszustand der überforderten Mitarbeiter sorgen, die somit nicht mehr Dutzende Konten verwalten müssen.
Wir sagen voraus, dass es auch für gewerbliche Mitarbeiter notwendig sein wird, Technologien für die Arbeit an einem zentralen und übersichtlichen Punkt zusammenzuführen. Auch bei ihnen ist mehr und mehr digitale Technik im Einsatz und sie müssen häufig mehrere Apps auf ihre persönlichen mobilen Geräten herunterladen.
Gewerbliche Mitarbeiter werden genauso von den digitalen Arbeitsplatz-Hubs profitieren, denn gibt es Single-Sign-On, Navigationserweiterungen, eine Dokumentbibliothek sowie mobilen Zugriff auf Dienstpläne.
Profi-Tipp: Beekeeper ist eine beliebte Lösung für Unternehmen, die ihre digitalen Tools für gewerbliche Mitarbeiter zusammenführen wollen.
2) Digitaler Arbeitsplatz mit erweiterten Plattformen
In den kommenden Jahren wird es für den digitalen Arbeitsplatz notwendig werden, Plattformen erweitern zu können.
Was bedeutet das?
Die Erweiterbarkeit von Plattformen bezieht sich auf die Fähigkeit, eine Software-Plattform ergänzen zu können, ohne dabei ihre ursprüngliche Code-Basis verändern zu müssen.
Es gibt viele Gründe, warum diese Fähigkeit für die Gestaltung eines flexiblen digitalen Arbeitsplatzes wichtig ist:
- die Möglichkeit, Daten zwischen verschiedenen Softwaresystemen zu übertragen
- automatisierte Integrationen
- aktuelle Informationen
- einfache Produkterweiterungen
Grundsätzlich gilt: Je erweiterungsfähiger die Software für Ihren digitalen Arbeitsplatz ist, desto besser können Sie sie später an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sollten sich Ihre Anforderungen ändern, sollte auch Ihr digitaler Arbeitsplatz flexibel genug sein, um die Änderungen mitzumachen.
3) Fortschreitende Automatisierung
Was ist die Kehrseite von so viel Technologie am Arbeitsplatz? Zahlreiche Tools können für mehr Arbeit sorgen, insbesondere für die Abteilungen Personal und Kommunikation.
An dieser Stelle kommen verbesserte Automatisierungen für den Workflow ins Spiel.
Laut Integrify beziehen sich Workflow-Automatisierungen auf den Entwurf, die Ausführung und die Automatisierung von Prozessen. Dabei liegen Regeln zugrunde, wonach Aufgaben, Daten und Dateien zwischen Personen und Systemen nach vordefinierten Geschäftsvorschriften weitergeleitet werden.
Das klingt zunächst sehr technisch, ist aber im Grunde nur eine raffinierte Möglichkeit, bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen. Wenn es richtig angewendet wird, kann die Workflow-Automatisierung die manuelle Verwaltungsarbeit an Ihrem digitalen Arbeitsplatz erheblich reduzieren.
Folgende Beispiele für Automatisierungen der Workflows sparen viel Zeit:
- organisierte Dokumente – speichern Sie Dokumente, die Sie per E-Mail erhalten, automatisch in einem Dropbox-Ordner
- E-Mail-Anfragen automatisch zu To-Dos werden lassen – Sobald Sie jemand per E-Mail für eine Aufgabe anfragt, können Sie durch eine Automatisierung direkt ein To-Do erstellen, egal welche Software Sie für Ihr Projektmanagement nutzen
- Rechnungen erstellen – Bauen Sie eine Brücke zwischen Buchhaltungssoftware und Konto
- Verbessern Sie den Kundensupport – Jedes Mal, wenn sich jemand über das Kontaktformular Ihrer Website meldet, wird daraus automatisch ein Auftrag für Ihr Kunden-Team
Profi-Tipp: Sie müssen nicht wissen, wie man programmiert, um Ihre ganz eigenen Workflow-Automatisierungen zu erstellen! Nutzen Sie Tools wie Zapier, um Verknüpfungen zwischen den verwendeten Softwares und Apps zu erstellen.
Wussten Sie übrigens schon, dass Beekeeper Zapier integriert?
Hier sind noch einige unserer Lieblings-Zaps, die Sie zwischen Beekeeper und Ihren favorisierten Tools erstellen können.
Kommunikationsstrategie
Niemand macht Dinge gern zwei Mal. Bauen Sie einen Zap ein, um Social-Media-Inhalte, Nachrichten und Ankündigungen Ihres Unternehmens automatisch in einen Beekeeper-Stream fließen zu lassen, wo sie für Ihre Mitarbeiter leicht zugänglich sind. Sie sparen sich das Kopieren und Einfügen.
Hilfe für Helpdesks
Haben Sie auch einen E-Mail-basierten Helpdesk? Diesen Service können Sie nun allen Mitarbeitern anbieten, auch denen ohne eigene Firmen-E-Mail-Adresse. Leiten Sie Nachrichten aus dem Beekeeper-Chat durch einen Zap als E-Mail weiter, um Aufgaben leichter zu verteilen.
Dokumente aktualisieren
Teilen Sie die aktuellsten Dienstpläne, Handbücher und Richtlinien über Beekeeper und halten Sie diese automatisch auf dem Laufenden. Das funktioniert für alle Dokument-Management-Lösungen, egal ob OneDrive, Google Drive oder andere.
4) Digitaler Arbeitsplatz mit Fokus auf Mitarbeiterengagement und Empowerment
Heutige Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz bringen endlich alle Mitarbeiter zusammen und ermöglichen die Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten.
Egal ob Ihr Team im Hamburger Büro sitzt, in einer Außenstelle arbeitet oder den ganzen Tag mit dem Auto unterwegs ist, der digitale Arbeitsplatz bringt alle an einem Ort zusammen: online.
Auch für gewerbliche Mitarbeiter ist dies eine willkommene Entwicklung. Alle Mitarbeiter können produktiver sein und erkennen, dass das Management ihnen auch vertraut, wenn sie nicht im gleichen Gebäude arbeiten.
Durch die Option auf einen digitalen Arbeitsplatz stärken Arbeitgeber ihre Teams. Mitarbeiter fühlen sich vertrauenswürdig, wenn sie die Chance erhalten, selbst zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Dies wirkt sich auch positiv auf das Engagement und die Zufriedenheit gewerblicher Mitarbeiter aus.
Jedes Unternehmen wünscht sich motivierte Mitarbeiter, weil diese zu 26 Prozent zufriedener sind.
Die Verbesserung Ihres digitalen Arbeitsplatzes ist eine Möglichkeit, höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erreichen.
Wahrscheinlich verfügt Ihr Unternehmen bereits über einen solchen digitalen Arbeitsplatz und dieser wird in den kommenden Jahren noch an Bedeutung gewinnen.
Klaus Holse, Vizepräsident von Microsoft Westeuropa formulierte, was Unternehmen tun müssen, um in Zukunft erfolgreich zu sein:
Bauen Sie die Barrieren zwischen Menschen, Arbeitsplätzen und Technologien ab und befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, an jedem Ort kreativ und produktiv zu sein. Ein Wettbewerbsvorteil wird dadurch entstehen, dass Mitarbeiter Technologien so nutzen können, wie sie es wünschen. Dafür ist eine Unternehmenskultur nötig, die den Menschen an die erste Stelle hebt.
