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Ihr Leitfaden für interne Kommunikation und Mitarbeiterengagement

Beekeeper verbindet Personal in der ambulanten Pflege durch mobiles Messaging

Beekeeper verbindet Personal in der ambulanten Pflege durch mobiles Messaging
Mit über 200 Mitarbeitern betreut die Mobile Ambulante Pflegepartner GmbH & Co. KG – Münchner Kindl an verschiedenen Standorten intensivpflegebedürftige Kinder und Jugendliche in ihrer vertrauten Umgebung (in der Schule, dem Kindergarten oder zu Hause). 1991 von Stephanie Müller, Kinderkrankenschwester und Dipl. Pflegewirtin (FH), in München gegründet, handelte es um einen der ersten Kinderkrankenpflegedienste Deutschlands. In der außerklinischen Intensivpflege arbeiten die Mitarbeiter stets in der 1:1-Versorgung und der persönliche Kontakt zu Vorgesetzten oder Kollegen ist rar. Das Bedürfnis nach kollegialem Austausch ist jedoch nicht nur gewünscht, sondern auch dringend notwendig, um zum Beispiel wichtige Patienteninformationen oder Fachwissen zu teilen. Wir haben uns mit Christin Nimmrichter zusammengesetzt, die seit über 10 Jahren in der ambulanten Kinderintensivpflege arbeitet. Als Leitung der Fachbereiche Qualitätsmanagement und Personalentwicklung sowie Datenschutzbeauftragte des Unternehmens ist sie u.a. dafür zuständig, einen sicheren und effizienten Informationsaustausch in der Mobilen Ambulanten Pflegepartner GmbH & Co. KG – Münchner Kindl zu ermöglichen.

Q: Wie wichtig ist der digitale Arbeitsplatz in der ambulanten Pflege und weshalb?

Unsere Mitarbeiter sind stets in der 1:1-Versorgung mit Patienten unterwegs, das bedeutet sie versorgen die kleinen Patienten in deren Häuslichkeit oder im Rahmen der Kindergarten-/Schulbegleitung einen Dienst lang allein. Ohne Kollegen, ohne einen Arzt im direkten Hintergrund, wie man es in der Klinik gewohnt ist. Da sich nicht bei allen Patienten ein nachfolgender Dienst anschließt, klagen unsere Mitarbeiter nicht selten, dass ihnen die Nähe und der persönliche Kontakt zu Kollegen fehlt. Auch als Vorgesetzter bekommt man seine Mitarbeiter nur im Rahmen von Besprechungen und Mitarbeitergesprächen ab und an zu Gesicht – die restliche Kommunikation basiert auf E-Mail-Verkehr und Telefonie. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation und des Zusammenhalts unter den Kollegen. In Echtzeit mit dem Kollegen oder in Gruppen digital kommunizieren zu können, vermittelt ein völlig anderes Team- und Nähegefühl. Wie auch viele andere soziale Unternehmen stehen wir hier noch ganz am Anfang, die Pflegebranche hinkt hier vielleicht sogar insgesamt noch etwas hinterher. Ich sehe jedoch sehr großes Potenzial, da die nachkommende jüngere Generation der Pflegekräfte privat über Plattformen wie WhatsApp, Instagram oder Facebook kommuniziert und entsprechend ähnliche Erwartungen auch an die berufliche Kommunikation hat.

Q: Ihre Mitarbeiter arbeiten hauptsächlich in der ambulanten Pflege und deshalb stets örtlich sehr verteilt, welche Herausforderungen gibt es in der operativen Kommunikation?

Unsere kleinen Patienten werden von einem Team aus Pflegefachkräften versorgt, man könnte fast von virtuellen Teams sprechen, da sich die aufgrund der 1:1 Versorgung beim Patienten vor Ort kaum oder nie persönlich sehen. Um eine optimale pflegerische Versorgung des Patienten gewährleisten zu können, bedarf es eines regelmäßigen Informationsaustausch der Kollegen untereinander. Als zentrales Arbeitsmittel dient hierfür die Pflegedokumentation, in welcher die geplante und durchgeführte Pflege schriftlich fixiert wird. In der Praxis fehlt jedoch oftmals die Zeit, die Pflegedokumentation im Detail zu lesen. Daher sind unsere Mitarbeiter darauf angewiesen, die wichtigsten Informationen aus vorangegangen Diensten in kurzer und komprimierter Form zu erhalten, idealerweise über einen Weg, der das gesamte Team gleichzeitig erreicht. Speziell in den letzten Jahren ist das Bedürfnis unserer Mitarbeiter nach Gruppenchats zum Informationsaustausch und zur Stärkung des Wir-Gefühls immer größer geworden. Unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen kein leichtes Unterfangen, scheiden an dieser Stelle privat gern genutzte Kommunikationskanäle wie Freemail oder Whats-App aus. Ein dynamisches und nutzerfreundliches System kann hier nur Abhilfe schaffen.

Q: Wie hat sich die Mobile Ambulante Pflegepartner GmbH & Co. KG – Münchner Kindl für Beekeeper als digitale Kommunikationsplattform entschieden? Gab es besondere Voraussetzungen an das neue Tool?

Neben dem Wunsch unserer Mitarbeiter nach Gruppenchats stießen im letzten Jahr unsere bisherigen Kommunikationsmittel auch datenschutzrechtlich an ihre Grenzen. Wir arbeiten täglich mit hochsensiblen personenbezogenen Daten und möchten, dass diese auch nur dort ankommen, wo sie hingehören. Die gesetzlichen Bestimmungen werden zudem immer strenger, sodass wir ein gesetzeskonformes Kommunikationssystem für unser Unternehmen suchten. Im Rahmen der Recherche haben wir gezielt nach Anbietern gesucht, die der neuen Datenschutzgrundverordnung gerecht werden. Eher durch Zufall stieß ich dann in einem Artikel des DRK auf Beekeeper und war von der Plattform überzeugt. Andere Optionen hätten zu viele Schulungen benötigt, die für Beekeeper nicht nötig waren, da sich die App intuitiv wie WhatsApp, Instagram und Facebook bedienen lässt. Die Nutzung fühlt sich nicht neu an und ist für unsere Mitarbeiter leicht zugänglich.

Q: Wie hat sich die operative Kommunikation seit der Einführung von Beekeeper verändert?

Wir haben Beekeeper nicht in einem großen Roll-On, sondern zunächst in einem Teilbereich unseres Unternehmens eingeführt. Wenngleich wir von der ersten Minute an von Beekeeper überzeigt waren, wollten wir testen, ob die App in der Praxis tatsächlich leistet, was wir erhofften. Mit Beekeeper konnten wir im letzten halben Jahr nicht nur die interne Kommunikation unter den Kollegen verbessern und das Wir-Gefühl stärken, sondern auch Prozesse optimieren. Denn neben dem Informationsaustausch unserer Mitarbeiter untereinander, ist es auch für uns Führungskräfte extrem wichtig, unsere Mitarbeiter effizient zu erreichen und auf dem Laufenden zu halten. Vor Beekeeper gestalteten sich speziell schriftliche Unterweisungen deutlich mühsamer. Mit Beekeeper können wir nun den gesamten Prozess mit einer Bestätigungskampagne abwickeln: Mit einem Klick werden die Unterlagen versandt und mit einem weiteren Klick weiß ich, welche Mitarbeiter die Unterlagen erhalten und gelesen haben und wer noch nicht bestätigt hat. Ein weiterer Klick erinnert alle fehlenden Bestätigungen nochmals automatisch. Das Bereitstellen von interessanten Fachartikeln im Streamingbereich ermöglicht es den Vorgesetzten und Mitarbeitern Wissen mit anderen zu teilen, also auch im Sinne der Personalentwicklung eine wirklich schöne Sache. Nach den ersten Monaten mit Beekeeper ist das Feedback von allen Seiten durchweg positiv – die Kommunikationswege sind kürzer, das System ist intuitiv, macht Spaß und uns im Mittleren Management erspart es zudem einiges an Mehraufwand. Die Plattform schafft – trotz der räumlichen Distanz zwischen den Mitarbeitern – ein Gefühl von Nähe, da man mit Kollegen ähnlich wie bei Whats App, schnell im Kontakt ist.

Q: Welche Funktionen möchten Sie mithilfe von Beekeeper zukünftig noch umsetzen?

Personalentwicklung ist für uns ein großes Thema, sodass wir mittels der Umfrageoption die Beekeeper anbietet z.B. Bedarfsanalysen für Schulungen realisieren werden. Wir möchten außerdem das Spektrum an Fortbildungsmaterial über den Stream vergrößern und Schulungen per Video anbieten, damit sich unsere Mitarbeiter entspannt zu Hause auf der Couch weiterbilden können. Da Beekeeper für uns in der Praxis das gehalten hat, was wir suchten, werden wir die App Stück für Stück im gesamten Unternehmen implementieren. Ich freue mich nun bereits auf viele weitere nützliche Tools, die Beekeeper in regelmäßigen Abständen entwickelt und für uns und unsere Mitarbeiter Arbeitserleichterungen verspricht.

Um mehr über Beekeeper zu erfahren, laden Sie unsere Case Study über das Deutsche Rote Kreuz herunter.