Die BSR ist das größte kommunale Entsorgungsunternehmen Deutschlands. Mit über 5.000 Beschäftigten im Büro und auf der Straße steht die interne Kommunikation vor besonderen Herausforderungen: Chancengleichheit soll für alle großgeschrieben werden und auch für die Teilhabe an Information und Kommunikation innerhalb des Unternehmens gelten. Wie diese durch die Einführung von „myBSR“ mit der Mitarbeiter-App Beekeeper revolutioniert wurde, hat Sebastian Gerth, Anwendungsorganisator bei der BSR, verraten.
Wie sah die Ausgangssituation bezüglich der internen Kommunikation vor Beekeeper aus?
Ein wichtiger Teil der Kommunikation findet morgens in der Frühansprache mit dem Einsatzleiter statt. Dort werden die wichtigsten operativen Informationen bekannt gegeben. Zudem gibt es die monatlich erscheinende Mitarbeiterzeitschrift INTERN, die jedoch für schnelle direkte Informationen ungeeignet ist. Besonders sichtbar wurde das Ungleichgewicht in der Informiertheit, wenn es um Veranstaltungen oder Seminare ging. Die Beschäftigten im Büro kamen einfach schneller an die Informationen und konnten sich über das Intranet früher anmelden. Das war auch ein Problem, das unsere Beschäftigten uns rückgemeldet haben. Vor der Einführung der App haben wir nämlich eine Umfrage gestartet, da vom Management ursprünglich der Ausbau unseres Extranets geplant war und keine neue App. In diesem Zuge haben wir dann aber erfahren, dass nur zwei Prozent unserer Beschäftigten das Extranet nutzten und viele es als zu kompliziert angesehen hatten. Es musste sich beispielsweise postalisch angemeldet werden und das Passwort war nicht lange gültig. Unser Ziel war es dann, die Kluft zwischen Beschäftigten „im Büro“ und „auf der Straße“ zu schließen und den Wünschen nach offenerer Kommunikation und Information auch über alltägliche Dinge wie Speisepläne oder Job-Angebote nachzukommen. Dafür sollte die neue App natürlich von möglichst allen Geräten zugänglich sein, d. h. sowohl vom PC aus als auch vom eigenen Smartphone. Außerdem war uns die Sicherheit wichtig, da das Extranet langsam zu einem Risiko für die Datensicherheit wurde.
Sie haben sich dann für Beekeeper entschieden und die App stufenweise eingeführt. Wie lief das ab?
Zunächst haben wir Beekeeper nur ein paar Beschäftigten in einer Testphase zugänglich gemacht. Da war aber das Interesse schon sehr groß und es meldeten sich am Ende über 300 Freiwillige zum Testen. Die haben dann auch alle das Onboarding in den Workshops bekommen und waren sehr motiviert. Die Testphase selbst lief dann von April bis August 2018 und brachte sehr gutes Feedback. Wir wollten eigentlich nur einen Unternehmenskanal einrichten, haben aber gesehen, dass unsere Beschäftigten sehr gern posten und wir offenere Kanäle dafür brauchen, auch wenn da manchmal vergleichsweise irrelevante Dinge dabei sind. Da wäre dann ein Filter für die Beiträge super. Also haben wir auch schnell Optimierungspotenzial gefunden. Insgesamt waren aber alle begeistert.
Wie fällt denn die aktuelle Bilanz seit der Einführung für alle aus?
Wir haben „myBSR“ am 1. September 2018 für alle live geschaltet. Das Tolle ist, dass sich neue Beschäftigte sofort anmelden können. Ein paar der langjährigen Beschäftigten sind noch etwas skeptisch und fragen sich, wozu sie jetzt diese App brauchen, die es doch vorher auch nie gab. Das ist natürlich immer ein gewisser Kulturwandel in der Arbeitsweise, der seine Zeit braucht. Aber mittlerweile haben wir etwa 35 Prozent unserer Mitarbeitenden auf der Plattform. Wir sehen, dass wir unsere Ziele auf diesem Weg erreichen können: Die Leute können sich besser austauschen als in WhatsApp-Gruppen und wir steigern das Verständnis für die Jobs von anderen. Die Transparenz ist einfach höher und schafft mehr Einblicke in die verschiedenen Bereiche des Unternehmens. Wir konnten also auch schon einige Probleme aus der Befragung angehen. Auch das Management ist super happy und fleißig mit dabei, zu posten, liken und kommentieren. Einige Geschäftseinheitsleiter sind da sehr affin und posten immer gute Neuigkeiten aus der Abteilung wie zum Rollout der Bio-Tonne in Berlin. Das kommt dann auch bei den Kolleginnen und Kollegen gut an. Auf der anderen Seite erfährt auch der Vorstand durch die App unmittelbar, was die Leute auf der Straße bewegt und gewinnt zusätzlich wertvolle Einblicke in deren Alltag.
Welche Beekeeper-Features sind besonders beliebt?
Der Chat kommt super an. Es gab ja vor „myBSR“ schon Chatgruppen auf verschiedenen Plattformen. Mit der Funktion können wir die Leute also gut abholen, weil sie das schon kennen, nur jetzt sicherer durchführen können und dafür keine privaten Informationen preisgeben müssen. Für unsere neuen Kolleginnen und Kollegen ist das Onboarding mit den Workerbees sehr hilfreich und macht dein Einstieg leicht, da über mehrere Tage noch Tipps und Tricks gegeben werden. Die Navigationserweiterungen zu Speiseplänen und Kantinenstandorten entsprechen genau dem, was vorab gewünscht wurde und sind daher auch sehr beliebt. Wir haben auch schon das digital signage für Veranstaltungen genutzt und den entsprechenden Kanal dabei auf Bildschirmen gestreamt. Das Dokumentfeature ist super für Weiterbildungen oder Seminare und auch unsere Mitarbeiterzeitschrift gibt es jetzt digital.
