Die meisten HR-Fachkräfte haben im Personalwesen angefangen, weil sie etwas mit Menschen zu tun haben wollten. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind aber das genaue Gegenteil davon. Diese mühselige und zeitaufwendige Aufgabe ist in vielen Personalabteilungen eine regelmäßige Ursache für zusätzlichen Stress.
Außerdem kann selbst das kleinste Missverständnis wesentliche Konsequenzen haben. Denn wenn es um die Bezahlung geht, werden die meisten Leute aufmerksam. In Sachen Lohn sind folgende Punkte für HR-Teams eine Herausforderung:
Verwaltungsmenge
Die verschiedenen variablen Bestandteile von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bringen eine Menge an Verwaltungsaufgaben mit sich, die auch so manchen HR-Experten erstaunen lassen. Zwischen all den anderen Aufgaben wirken die Gehaltsabrechnung manchmal wie ein Vollzeit-Job.
Aufbewahrungsfristen
In einigen Fällen sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, detaillierte Aufzeichnungen über die Gehälter und Verträge ihrer Mitarbeiter bis zu 10 Jahre lang aufzubewahren. Wenn es um die Archivierung von Papier-Unterlagen geht, kann in dieser Zeit viel schief gehen. Akten können verloren gehen oder beschädigt werden. Das Auffinden alter Unterlagen kann aufgrund verschiedenster Ablageorte unmöglich erscheinen.
Hoher Zeitaufwand
Eine der größten Herausforderungen für Personalverantwortliche bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist vielleicht einfach die Zeit, die sie für diesen Job benötigen. Doppelte Prüfung auf Genauigkeit, dreifache Prüfung von Compliance-Themen und vierfache Prüfung der Auszahlungsbeträge – von Anfang bis Ende kann der gesamte Prozess dazu führen, dass Tage kostbarer Zeit verschwendet werden, die besser für die Bedürfnisse der Mitarbeiter hätten verwendet werden können.
Erleichtern Sie die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung mit einer operativen, integrativen Technologie
Veraltete, uneinheitliche Prozesse zur Gehaltsabrechnung können den Personalverantwortlichen Kopfzerbrechen bereiten. Glücklicherweise kann die richtige operative Kommunikationsplattform HR-Teams unterstützen und noch mehr bieten als effektive Kommunikation.
Erleben Sie, wie Beekeeper Personalverantwortlichen im Watergate Hotel hilft, mit ihren Mitarbeitern vor Ort zu kommunizieren!
Digitalisieren Sie Ihren Gehaltsabrechnungsprozess mit App-Integrationen
Eine operative Kommunikationsplattform wie Beekeeper, die über einen leistungsstarken Marktplatz für Integrationen von Drittanbietern verfügt, kann den Gehaltsabrechnungsprozess Ihres Unternehmens erheblich verbessern.
Das sind ein paar der Beekeeper-Integrationen mit führenden HR-Softwareanbietern:
- SAP SuccessFactors
- ADP
- Workday
- Mirus
- UKG Pro
- Bamboo HR
- Gastromatic
- BambooHR
Vorteile der Beekeeper-Integrationen mit HR-Software
Mit den verfügbaren HR-Integrationen können Beekeeper-Nutzer den idealen Arbeitsplatz für ihre Mitarbeiter aufbauen. Mit den folgenden Möglichkeiten kann Beekeeper helfen, den Prozess für Gehaltsabrechnungen zu optimieren. So können HR-Fachkräfte mehr Zeit damit verbringen, was sie am besten können – als Ressource für andere Menschen fungieren.
Single Sign-On
Mit der Single-Sign-On-Funktion von Beekeeper können Nutzer Anmeldeinformationen für mehrere Anwendungen und Websites einmalig sicher authentifizieren. Dafür ist nur ein einziger Nutzername mit Passwort nötig.
Zugang zu Lohnzetteln
Die ADP-Beekeeper-Integration ermöglicht es Personalverantwortlichen, ihren Mitarbeitern rund um die Uhr Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen zu gewähren. Personaler werden die Bitte: „Ich habe meine Gehaltsabrechnung verloren! Kann ich eine neue bekommen?“ nie wieder hören.
Ein gutes Beispiel dafür ist Domino’s Pizza. Sie waren nicht nur in der Lage, die Leistung ihrer gewerblichen Mitarbeiter zu verbessern, sondern sie konnten auch Beekeeper in ihre bestehende HR-Software integrieren. Vor dieser Integration dauerte es allein 2 bis 3 Stunden pro Woche, die Umschläge zu verpacken.
Jetzt sind Domino’s Gehaltsabrechnungen mit der operativen Kommunikationsplattform von Beekeeper verbunden, sodass Mitarbeiter bereits beim Eintritt ins Unternehmen in das System eingebunden sind. Alle Formulare und andere Onboarding-Ressourcen sind über die Mitarbeiter-App leicht zugänglich – sogar Gehaltsabrechnungen.
„Unser bisheriges System für Gehaltsabrechnungen war zeitaufwendig und umständlich. Die Integrationen von Beekeeper haben es uns nun ermöglicht, den gesamten Prozess zu digitalisieren. Gehaltsabrechnungen sind für unsere Mitarbeiter nun mit einem Klick zugänglich.“
– Claudia Scherrer Domingos, Head of Human Resources, Domino’s Pizza
Reibungslose Nutzerverwaltung
Mit den SAP Success Factors und ADP-Integrationen von Beekeeper können HR-Fachkräfte nun reibungslos ihre Personaldaten verwalten, wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen, Terminplanungen und Mitarbeiterinformationen. Zu diesen Integrationen sind automatische Synchronisationen möglich, sodass die personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter in beiden Systemen immer auf dem neuesten Stand sind.
„Mit der ADP-Integration können wir unsere Benutzer einfach verwalten. Jedes Mal, wenn neue Mitarbeiter hinzugefügt werden oder das Unternehmen verlassen, müssen wir nur das ADP aktualisieren und sie werden automatisch in Beekeeper ergänzt oder gelöscht. Wir übertragen auch verschiedene Profilfelder wie Standort, Eintrittsdatum, Vorgesetzter oder Rolle, da diese bestimmen, zu welcher Gruppe ein Mitarbeiter gehört und welche Streams er bei Beekeeper sehen kann. Insgesamt verlief der Integrationsprozess mühelos.“
– Amber Kasting, Human Resources, West Star Aviation
HR-Führungskräfte sollten sich auf den Menschen konzentrieren können
Personaler sind wie emotionale Betreuer eines Unternehmens. Sie sind Vermittler, Anwälte und Verfechter der Mitarbeiter. Wenn ein Unternehmen HR-Technologie effektiv einsetzt, sind die Vorteile schier unbegrenzt.
Personalverantwortliche sollten nicht mehr mit zeitaufwendigen administrativen Aufgaben belastet werden, sondern sich darauf konzentrieren, den Mitarbeitern Ressourcen und Tools bereitzustellen, die sie zum Erfolg benötigen.
