Das Schwarze Brett als Kommunikationsmittel für die Belegschaft hat wahrscheinlich jeder Mitarbeiter schon in der einen oder anderen Firma kennengelernt. Je nach Unternehmenskultur und Zweck dieser großen Tafeln platzieren dort Führungskräfte wichtige interne Informationen an Mitarbeiter. Es gibt auch den Fall, dass sich Mitarbeiter untereinander über dieses analoge Tool vernetzen oder verschiedenste Dinge und Menschen suchen und anbieten. Eine der gängigsten Aushänge am Schwarzen Brett ist wohl aber der Dienstplan für Mitarbeiter: Eine große Tabelle mit allen Wochentagen, relevanten Uhrzeiten und dem Eintrag, welcher Mitarbeiter zu welchen Zeiten arbeitet.
Nun gibt es jedoch seit der 2018 in Kraft getretenen DSGVO berechtigte Einwände gegen diese Form der Mitarbeiterinformation.
Was hat die DSGVO mit Schwarzen Brettern zu tun?
Dass die Datenschutz-Grundverordnung seit Mai 2018 angewendet wird, dürfte niemand so richtig verpasst haben. Auch nicht, dass es dabei um die Verarbeitung personenbezogener Daten geht, weshalb sich viele Unternehmen zur Speicherung dieser mit zusätzlichen E-Mails abgesichert haben. Doch wissen Sie, wie weit die Regelungen greifen? Oder was diese mit Schwarzen Brettern zu tun haben?
Laut der europaweiten Festlegungen zum Datenschutz haben alle Bürger das Recht, selbst festzulegen, wer die eigenen personenbezogenen Daten bekommen darf und wann und wie diese erhoben und verarbeitet werden können. Wird dagegen verstoßen, warten im schlimmsten Fall Bußgelder von mehreren Tausend Euro.
Zu den personenbezogenen Daten zählen im Sinne der DSGVO alle Informationen über eine natürliche Person. Für den Schichtplan am Schwarzen Brett heißt das also, dass Informationen über Arbeitszeiten und -stunden, der volle Name und manchmal auch Geburtstag sowie Kranken und -urlaubstage oder auch Überstunden betroffen sind. Die schlechte Nachricht ist daher: Solche Aushänge verstoßen gegen die DSGVO, da es kein Recht für Mitarbeiter gibt, diese Informationen über ihre Kollegen einsehen zu dürfen. Das hat natürlich Folgen, da das Aushängen von Schichtplänen einfaches Tauschen von Schichten zum Beispiel in der Gastronomie oder in der Pflege ermöglicht hat. Hier müssen nun andere Lösungen gefunden werden.
Läuft bei Ihnen alles entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung? Finden Sie es heraus!
Schichtpläne DSGVO-konform gestalten
Die gute Nachricht ist aber, dass es einfache Lösungen gibt.
Zwar könnte die Geschäftsführung natürlich die Mitarbeiter vorher befragen, ob es für diese in Ordnung ist, wenn die erhobenen Informationen am Schichtplan ausgehängt werden. Allerdings ist das bei der fehlenden Einwilligung nur eines Mitarbeiters schon nicht mehr möglich.
Eine weitere Option ist die Anonymisierung oder Pseudonymisierung des Plans. In diesem Fall können die im Schichtplan am Schwarzen Brett ausgehängten Informationen nicht mehr eindeutig einer Person zugeordnet werden. Mit dieser Umsetzung ist aber das einfache Tauschen von Schichten nicht mehr möglich, da die Mitarbeiter nicht mehr erkennen können, welcher Kollege ein potenzieller Tauschkandidat wäre.
Mitarbeiter-Apps verbinden viele Lösungen
Eine digitale und datenschutzkonforme Lösung ist die Verwendung einer Mitarbeiter-App. Die meisten bieten für viele unternehmerische Herausforderungen in der digitalen Welt hilfreiche Lösungen. Oft geht es dabei nicht mehr nur um eine Art Intranet oder Social Media für die Firma. Häufig können diese Plattformen auch für Mitarbeiterfeedback, Weiterbildungsmaßnahmen oder eben Schichtpläne genutzt werden. Die Geschäftsleitung bzw. Personalplanung kann über dieses Tool die Pläne einfach an alle Mitarbeiter verteilen und sichergehen, dass diese auch gelesen werden. Außerdem können sich die Kollegen über Gruppenchats selbst über Tauschmöglichkeiten ihrer Schichten in Verbindung setzen.
Die digitalen Unternehmen hinter den Apps sind in den allermeisten Fällen sehr auf die Einhaltung der DSGVO bedacht und haben einen Datenschutzbauftragten im Team. So gehen Sie mit der Lösung einer Mitarbeiter-App für Ihre Schichtpläne auf Nummer sicher.
